Todo lo que necesita saber para administrar su flota en pilotOS: conductores, vehículos, códigos QR, calificaciones, inspecciones y más.
¿Qué es pilotOS?
pilotOS es la plataforma central de su flota. Desde aquí usted administra a sus conductores y ellos acceden a todas las herramientas del sistema con un solo usuario y contraseña.
No necesita crear cuentas adicionales en ningún otro lugar. El conductor entra a pilotOS y desde ahí llega a todo lo que necesita hacer.
Aplicaciones incluidas
Mide el comportamiento del conductor: frenadas, aceleraciones, velocidad, uso del teléfono y más. Genera el score de conducción.
Formularios de inspección preoperacional de vehículos. El conductor llena el formulario desde su teléfono antes de salir.
Alertas de riesgo y prevención de accidentes para la flota.
Usted puede activar o desactivar cada aplicación por conductor según lo que cada uno necesite.
Cómo ingresar como administrador
Abra pilotOS en su navegador o dispositivo. En la pantalla de inicio verá dos pestañas: Administrador y Conductor.
- Seleccione la pestaña Administrador.
- Ingrese el correo electrónico y la contraseña de su cuenta en el software GPS.
- Haga clic en Ingresar como Administrador.
Acceso directo desde el software GPS
Si su plataforma de software GPS tiene un enlace directo a pilotOS, al hacer clic en ese enlace pilotOS verificará sus credenciales automáticamente y lo llevará directo a su panel sin pedirle contraseña.
Crear un conductor
En el menú lateral haga clic en Conductores y luego en el botón + Nuevo conductor.
- Ingrese el nombre completo del conductor.
- Defina un nombre de usuario (todo en minúsculas, sin espacios). Con este nombre el conductor ingresará al sistema.
- Asigne una contraseña inicial. Puede entregársela al conductor para que él la cambie luego si lo desea.
- Seleccione las aplicaciones a las que tendrá acceso. Por defecto todas están activas.
- Haga clic en Guardar.
Activar y desactivar apps por conductor
Al crear o editar un conductor verá las tarjetas de cada aplicación. Un borde verde indica que está activa; un borde rojo indica que está desactivada. Haga clic en la tarjeta para cambiar el estado.
Si desactiva una app para un conductor, ese conductor no podrá usarla aunque intente ingresar directamente.
Desactivar un conductor
Al editar el conductor encontrará la opción Estado activo / inactivo. Si lo desactiva, ese conductor no podrá ingresar al sistema hasta que lo vuelva a activar. Sus datos históricos se conservan.
Códigos QR de vehículos
Cada vehículo de su flota tiene un código QR único y permanente generado por pilotOS. Este código nunca cambia aunque el vehículo pase por distintos conductores a lo largo del tiempo.
Para ver los códigos QR de su flota, haga clic en Códigos QR en el menú lateral. Verá una tarjeta con el código de cada vehículo registrado en su software GPS.
Imprimir y pegar los códigos
Para imprimir el código de un vehículo específico haga clic en el botón Imprimir este debajo de su tarjeta. Para imprimir todos a la vez use el botón Imprimir todos en la parte superior de la página.
Se recomienda pegar cada código en un lugar visible dentro del vehículo, como el tablero o el parasol. Se sugiere plastificarlos para que duren más tiempo.
Cómo hace check-in el conductor
Al inicio de cada turno el conductor realiza los siguientes pasos:
Al escanear el QR, el teléfono abre pilotOS directamente. Si el conductor ya tiene sesión activa, la asignación ocurre de inmediato y aparece un mensaje de confirmación. Si no tiene sesión, se le pide que ingrese con su usuario y contraseña, y al hacerlo el vehículo queda asignado solo.
Si el conductor ya tenía otro vehículo asignado (de un turno anterior), ese vehículo se cierra automáticamente al escanear el nuevo QR. Solo queda activo el vehículo que acaba de escanear.
Cómo ve el administrador el vehículo asignado
En la tabla de conductores del panel admin, la columna Vehículo asignado muestra el vehículo actual de cada conductor con una etiqueta que indica cómo fue asignado:
- 📷 QR — el conductor escaneó el código QR del vehículo.
- ✏️ Manual — el administrador asignó el vehículo desde el panel.
Entregar el vehículo al terminar el turno
Al terminar el turno el conductor debe presionar el botón Entregar que aparece junto al nombre del vehículo en su panel. Esto registra el momento exacto de entrega y protege al conductor de recibir eventos de quien use el vehículo después.
Duración del turno — protección automática
pilotOS tiene un sistema de turno automático para proteger a los conductores cuando alguien toma un vehículo sin escanear el QR.
¿Cómo funciona?
Cada asignación de vehículo tiene una duración máxima configurada (por defecto 1 día). Pasada esa duración, la calificación del conductor deja de recibir eventos de ese vehículo, aunque la asignación no haya sido cerrada manualmente.
Incentivo para el conductor
El sistema de turno crea un incentivo natural: si el conductor no escanea el QR al inicio de su turno, los kilómetros y comportamiento bueno que tenga ese día tampoco le cuentan. Solo el período confirmado por el QR es válido para su calificación.
¿Qué ve el conductor?
En su panel, cada vehículo asignado muestra el estado del turno:
- Activo — el turno está vigente, los eventos cuentan normalmente.
- Vence hoy — el turno termina hoy, se recomienda escanear para renovar.
- Expirado — el turno venció, los eventos ya no cuentan. El conductor debe escanear el QR para reactivar.
Cambiar la duración del turno
La duración predeterminada es de 1 día. Si su flota opera en turnos más largos (por ejemplo, conductores que tienen el mismo vehículo por una semana), puede cambiar este valor en la configuración de su empresa dentro de pilotOS. El valor puede ser de 1 a 365 días.
El score de conducción
Cada conductor tiene un score del 0 al 100 que refleja su comportamiento al volante en los últimos 30 días. Un score de 100 significa conducción perfecta; mientras más bajo, más eventos negativos se han registrado.
Conducción segura. Pocos o ningún evento negativo.
Algunos eventos que merecen atención. Se genera un plan de coaching.
Varios eventos de riesgo. Se recomienda conversación con el conductor.
Conducción de alto riesgo. Requiere atención inmediata.
Qué se mide — tipos de eventos
| Evento | Descripción | Impacto en score |
|---|---|---|
| Uso del teléfono | El conductor usó el celular mientras conducía | Muy alto |
| Fatiga detectada | El sistema detectó signos de cansancio | Muy alto |
| Cinturón no puesto | Condujo sin cinturón de seguridad | Muy alto |
| Exceso de velocidad | Superó el límite de velocidad permitido | Alto |
| Frenada brusca | Frenó de forma abrupta | Moderado |
| Aceleración brusca | Aceleró de forma abrupta | Moderado |
| Curva brusca | Tomó una curva a velocidad excesiva | Moderado |
| Ralentí prolongado | Mantuvo el motor encendido sin moverse por más de 2 minutos | Bajo |
Score justo — solo cuenta el período asignado
pilotOS garantiza que ningún conductor reciba una calificación injusta por el comportamiento de otro. El sistema funciona así:
- Cuando el conductor escanea el QR del vehículo, queda registrada la fecha de inicio de su asignación.
- Cuando entrega el vehículo (manualmente o por vencimiento del turno), queda registrada la fecha de fin.
- Solo los eventos ocurridos dentro de ese período se atribuyen a ese conductor.
- Los eventos ocurridos antes o después de su turno no le afectan.
Plan de coaching
Cada conductor tiene un plan de coaching personalizado basado en sus eventos de los últimos 30 días. El plan muestra los tres comportamientos más frecuentes y da una recomendación concreta para mejorar cada uno.
El plan se actualiza automáticamente a medida que el comportamiento del conductor mejora o empeora.
Formularios oficiales de inspección
Los formularios de inspección preoperacional son creados y administrados por usted desde InspectPro. Una vez que crea un formulario y lo marca como oficial, ese formulario es el que aparece en el panel del conductor para ser completado.
El conductor solo puede ver y llenar los formularios que usted haya designado como oficiales. No puede crear ni modificar formularios.
El conductor llena la inspección
Desde su panel en pilotOS el conductor ve la sección Inspecciones. Ahí aparecen los formularios que debe completar ese día.
- El conductor hace clic en Iniciar junto al formulario correspondiente.
- Se abre el formulario de inspección directamente en su teléfono, con el vehículo y el formulario ya seleccionados.
- El conductor completa todos los campos y envía.
El nombre del conductor queda registrado automáticamente en la inspección. No necesita escribirlo.
Revisión y aprobación
Una vez que el conductor envía la inspección, usted puede revisarla desde InspectPro. Puede aprobarla o devolverla con un motivo de corrección.
Devolución y reinspección
Si la inspección tiene algún problema, usted puede devolverla indicando el motivo. El conductor verá inmediatamente en su panel una alerta en color naranja con el texto de la devolución.
Comentarios en inspecciones
Tanto el supervisor como el conductor pueden agregar comentarios dentro de una inspección. Cada comentario queda identificado con el nombre de quien lo escribió. Los comentarios son visibles para ambos desde sus respectivos accesos.
Qué ve el conductor en su panel
Cuando el conductor ingresa a pilotOS ve su panel personal con:
- Score del mes — el anillo de calificación con su puntuación actual.
- Mi vehículo — el vehículo que tiene asignado actualmente, con el estado del turno (activo, vence hoy, expirado) y el botón Entregar para hacer check-out.
- Plan de coaching — recomendaciones personalizadas para mejorar.
- Inspecciones — los formularios que debe completar hoy, más cualquier inspección devuelta que deba corregir.
- Eventos recientes — los últimos eventos registrados por el software GPS.
- Mis aplicaciones — acceso directo a las apps que tiene habilitadas.
El conductor accede a su panel con el usuario y contraseña que usted le asignó al crearlo en pilotOS. No necesita credenciales adicionales en ningún otro sistema.
Cambiar la contraseña de un conductor
Hay dos formas de cambiar la contraseña:
- El conductor la cambia él mismo — desde su panel, usando el botón 🔑 en la barra superior. Debe ingresar su contraseña actual y luego la nueva. Útil cuando el conductor quiere actualizar su clave sin contactar al administrador.
- El administrador la restablece — si el conductor olvidó su contraseña, usted puede asignarle una nueva desde la opción de edición del conductor en el panel admin. Ingrese la nueva contraseña en el campo correspondiente y guarde.
Preguntas frecuentes
Verifique si el conductor tiene un vehículo asignado activamente. Si otro conductor tomó el vehículo sin escanear el QR, el sistema de turno automático protege al conductor anterior después del tiempo de turno configurado. Si bajó antes de que venza el turno, es probable que el vehículo haya sido usado durante la asignación activa. Recuerde que el conductor debe entregar el vehículo al terminar su jornada.
Usted como administrador puede asignar el vehículo manualmente desde el detalle del conductor en el panel admin. Al hacerlo, cualquier vehículo que el conductor tuviera previamente queda cerrado y se abre el nuevo. La asignación aparecerá marcada como Manual en la tabla de conductores, en lugar de QR. Se recomienda que los conductores siempre escaneen el QR para que el registro sea preciso y quede a su nombre desde el inicio.
Depende de la duración de turno configurada en su empresa (por defecto 1 día). Si sus conductores tienen el mismo vehículo por varios días seguidos, puede aumentar la duración del turno para que no necesiten escanear cada día. La recomendación general es escanear al inicio de cada jornada.
Sí. El conductor puede cambiar su contraseña desde su panel usando el botón 🔑 en la barra superior. Debe conocer su contraseña actual para poder cambiarla. Si la olvidó, el administrador puede restablecerla desde el panel admin editando el conductor.
El segundo escaneo cierra la asignación del primero automáticamente y abre la del segundo desde ese momento. Cada conductor es responsable únicamente del período en que confirmó tener el vehículo.
No. Cada conductor solo ve su propio panel y sus propios datos. Solo el administrador tiene acceso a la información de todos los conductores.
Sí. Cada cuenta del software GPS es una empresa independiente en pilotOS. Sus conductores y datos son completamente separados de los de otras empresas en el sistema.
La inspección permanece como pendiente en su panel hasta que la complete. El sistema no la marca automáticamente como omitida, pero usted puede ver desde InspectPro qué formularios del día no han sido llenados.
pilotOS · Manual del Supervisor v1.2 · Actualizado 2026